Оформление исходящей корреспонденции и документов

Вся исходящая корреспонденция, в том числе судебные дела и материалы, регистрируется в учетных документах исходящей корреспонденции в электронном виде, за исключением  судебных повесток отправляемых посредством ГЭП.

При регистрации обязательно заполняются все реквизиты учетных документов исходящей корреспонденции. Электронные исходящие документы вкладываются в учетные документы с проставлением электронной цифровой подписи, производится связка между входящими, исходящими и при необходимости с внутренними документами.

При оформлении документов руководствуются Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях.

Служебные документы в случае отправки за пределы канцелярии суда должны печататься на бланках установленной формы.

Отправка исходящей корреспонденции осуществляется посредством систем электронного документооборота, сервисов электронной подачи документов, а также почтовой, фельдъегерской и специальной связью, нарочными (курьерами).

При поступлении корреспонденции через системы электронного документооборота государственных органов, сервисов электронной подачи документов, отправка документов, осуществляется посредством указанных систем и сервисов в форме электронного документа.

Порядок отправления  исходящей корреспонденции и документов

Отправка документов, судебных дел и материалов производится работниками канцелярии в день их поступления. В случае большого объема отправляемой корреспонденции исходящая корреспонденция может быть отправлена адресатам не позднее следующего рабочего дня. Телеграммы и срочная корреспонденция принимаются и отправляются в тот же день.

 Документы и судебные дела передаются для отправки по назначению, оформленные с пометкой категории почтового отправления.

 Работник канцелярии перед отправкой документа обязан проверить:

1) правильность адреса получателя;

2) наличие ссылки на исходящий номер поступившего документа или дела, если исходящий документ является ответом на запрос;

3) наличие указанных в документах приложений (количество страниц или томов приложенных документов);

4) наличие и соответствие подписей должностного лица, подписавшего документ;

5) наличие фамилии, инициалов исполнителя и номера служебного телефона;

6) наличие электронного вложения документа в учетной карточке;

7) наличие связки с учетной карточкой регистрации входящего и (или) внутреннего документа.

Работник канцелярии, осуществляющий отправку документа, должен:

1) на письмах с несколькими адресами сделать отметку напротив адреса того корреспондента, которому посылается данный экземпляр письма;

2) присвоенный системой номер должен отражаться на исходящем регистрационном штампе или в соответствующем поле титульного бланка.

О принятии корреспонденции на отправку, работник канцелярии делает отметку на последнем экземпляре исходящей корреспонденции путем проставления даты, времени принятия документа на отправку и росписи в получении документа.

Формирование и отправка исходящей корреспонденции, подлежащей отправке через отделения почтовой связи, осуществляется в соответствии с требованиями руководства пользователя по обработке и отправке почтовых отправлений в ИС СО.

Международные почтовые отправления отправляются без присвоения штрихового почтового идентификатора.

Корреспонденция, направляемая категорией внутреннего почтового отправления «заказное письмо» отправляется с присвоением штрихового почтового идентификатора в соответствии с требованиями руководства пользователя по обработке и отправке почтовых отправлений в ИС СО.

Отправка корреспонденции осуществляется посредством почтовой связи (ГЭП), систем электронного документооборота, сервисов электронной подачи документов, электронной почты, фельдъегерской и специальной связью, нарочными (курьерами).

Перечень документов районных судов, подлежащих отправке почтовой связью с указанием категории почтового отправления, устанавливается уполномоченным органом по организационному и материально-техническому обеспечению деятельности судов.

За пределы населенного пункта, где расположен суд, судебные дела направляются заказными бандеролями, а материалы исковых заявлений и исполнительные документы - заказными письмами, или в установленном судом порядке.

Исковые заявления при наличии приложений к ним в большом объеме отправляются по назначению также заказными бандеролями.

Судебные дела и документы, направляемые адресатам через курьера или получаемые нарочно, записываются в разносную книгу для местной корреспонденции. Корреспонденция передается адресатам под роспись в разносной книге, при этом фамилия лица, получившего корреспонденцию, записывается полностью и разборчиво, а также проставляется дата их получения.

В целях оперативного решения служебных вопросов с судами, организациями и учреждениями, корреспонденция, помимо отправления через почту, может быть передана телефонограммой или посредством электронной почты.

При передаче телефонограмм тексты заданий передаются с отражением в конце текста после подписи лица, подписавшего документ, данных о лицах передавших и принявших телефонограмму с указанием времени и даты передачи.

В целях оперативного информирования участников судопроизводства о рассмотрении заявления (жалобы), о дате и времени судебного разбирательства обеспечивается отправка электронных извещений о результатах рассмотрения заявления (жалобы), о вызове на судебное разбирательство в виде электронного сообщения, с использованием абонентского номера сотовой связи или электронного адреса.

Электронные извещения и вызовы в электронной форме могут быть направлены лицам, участвующим в деле, а также свидетелям, экспертам, специалистам и переводчикам.

Главный специалист Военного суда Акмолинского гарнизона А.Бабикова