Порядок учета документов архива
Учет документов в архиве – это установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.
Учетными документами является комплекс документов установленных форм, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. Учет документов в архиве является одним из средств обеспечения их сохранности и контроль над их наличием. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе необработанные и непрофильные для данного архива.
Архив осуществляет учет документов Национального архивного фонда, хранящихся в архиве, в порядке, установленным уполномоченным органом в области архивного дела, и представляет учетные сведения в соответствующее государственное архивное учреждение. Учет производится путем присвоения архивным документам номеров, являющихся частью архивного шифра. Архивный шифр – обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда, присваиваемого государственным архивом после оформления первого поступления документов на постоянное хранение в государственное архивное учреждение, описи и единицы хранения.
Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются архивный фонд, архивная коллекция и единица хранения.
Учет документов в архиве строится на основе соблюдения принципов:
1) централизации, выраженной в применении единых единиц учета;
2) унификации, основанной на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними;
3) динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов;
4) полноты и достоверности учета.
Учетные документы, кроме описей дел, документов, предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются. Все учетные документы хранятся в архивохранилище в сейфах или металлических шкафах. Основанием каждой записи в основных учетных документах является поступление и выбытие документов из архива, в связи с их передачей в архив другой организации (учреждении) или в государственное архивное учреждение, выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению; не обнаружением документов, пути розыска которых исчерпаны; неисправимыми повреждениями.
Основными учетными документами являются книга учета поступления и выбытия документов, предназначенная для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на временное хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания; 2) описи дел, документов, предназначенные для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка их систематизации, учета изменения в составе и объеме документов, заголовки которых включены в данную опись. Описи дел, документов являются первичным учетным документом для учета дел постоянного, временного хранения и по личному составу.
Законченные описи дел, документов состоящие из годовых разделов, имеют общую итоговую запись ко всей описи в целом. Каждое изменение объема дел, документов в описи, связанное с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.
Архив вправе вести вспомогательные учетные документы, которые могут вестись на бумажном и/или электронном носителе.
Дело фонда ведется на каждый архивный фонд. В него включаются документы, отражающие историю организации-фондообразователя и ее архивного фонда: историческая справка, схема систематизации архивного фонда, листы проверок, описи дел, структурных подразделений, акты передачи дел, документов на постоянное хранение в соответствующее государственное архивное учреждение, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, карточки учета необнаруженных архивных документов, акты о проведении проверок наличия и состояния дел и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме архивного фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива. Акты нумеруются в пределах архивного фонда по видам актов в валовом порядке.
Все документы в деле архивного фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего архивного фонда.
Паспорт архива составляется ежегодно и один раз в три года передается в соответствующее государственное архивное учреждение для дальнейшего внесения сведений в Свод данных о составе и содержании документов Национального архивного фонда и источниках его пополнения, ведение которого предусмотрено Законом Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах».
Асайнов А.К.
Главный специалист отдела документооборота
Департамента Военного суда РК
