Документооборот- это процесс движения документов в организации, включающий составление (получение), обработку, систематизацию и сдачу документов в архив
Порядок документирования, подготовки и оформления документов регламентирован Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
Электронный документооборот – обмен электронными документами между государственными органами, физическими и юридическими лицами.
Система электронного документооборота – система обмена электронными документами, отношения между участниками которой регулируются настоящим Законом и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан;
Участник системы электронного документооборота – физическое или юридическое лицо, государственный орган или должностное лицо, участвующие в процессах сбора, обработки, хранения, передачи, поиска и распространения электронных документов;
Электронный документооборот осуществляется в государственных и негосударственных информационных системах на основе следующих принципов
1) функционирования различных систем электронного документооборота;
2) использования электронных документов в любых сферах деятельности, где применяются информационно-коммуникационные технологии для создания, обработки, хранения и передачи данных;
3) передачи электронных документов с использованием любых информационных систем
- Электронный документ, соответствующий требованиям настоящего Закона и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе.
- Электронный документ считается отправленным с момента его передачи через сети телекоммуникаций.
- Входящий электронный документ считается поступившим после его фиксации в информационной системе адресата.
- Уведомление о получении должно содержать данные о факте и времени получения электронного документа и его отправителе. В случае непоступления его автору считается, что документ не получен адресатом.
4-1. В случаях, установленных законодательством Республики Казахстан, для оказания государственной услуги представляется электронная копия документа.
- Порядок электронного документооборота определяется Правительством Республики Казахстан.
- Порядок сбора, обработки, хранения, передачи, поиска, распространения, использования, защиты, регистрации и уничтожения электронных документов и иных данных, содержащих сведения, составляющие государственные секреты, с использованием информационных систем в защищенном исполнении, отнесенных к государственным секретам, а также порядок создания, аккредитации и прекращения деятельности специального удостоверяющего центра определяются Комитетом национальной безопасности Республики Казахстан.
- Участник системы электронного документооборота вправе:
1) обратиться в удостоверяющий центр за подтверждением принадлежности и действительности открытого ключа электронной цифровой подписи, зарегистрированного данным удостоверяющим центром;
2) обслуживаться несколькими удостоверяющими центрами.
- Участник системы электронного документооборота обязан соблюдать установленные правила электронного документооборота.
Какую силу имеет документ, подписанный через "Учет ЭДО", перед бумажным оригиналом.
Электронный документ и документ, оформленный на бумаге, имеют одинаковую юридическую силу.
Ст. 152 ГК РК (Гражданский кодекс РК) в письменной форме должны совершаться сделки:
1) осуществляемые в процессе предпринимательской деятельности, кроме сделок, исполняемых при самом их совершении, если для отдельных видов сделок иное специально не предусмотрено законодательством или не вытекает из обычаев делового оборота;
2) на сумму свыше ста месячных расчетных показателей, за исключением сделок, исполняемых при самом их совершении;
3) в иных случаях, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.
Письменная форма сделки совершается на бумажном носителе или в электронной форме.
Сделка, совершенная в письменной форме, должна быть подписана сторонами или их представителями, если иное не вытекает из обычаевделового оборота.
Допускается при совершении сделки использование средств факсимильного копирования подписи, электронной цифровой подписи, если это не противоречит законодательству или требованию одного из участников.
В соответствии со ст. 7 Закона РК О бухгалтерском учете и финансовой отчетности при составлении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях индивидуальные предприниматели и организации должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию государственных органов, которым такое право требования предоставлено в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
В соответствии с подпунктом 2) статьи 1 Закона документальным свидетельством как на бумажном, так и на электронном носителе факта совершения операции или события и права на ее совершение, на основании которого ведется бухгалтерский учет являются первичные учетные документы (далее – первичные документыПри составлении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях, согласно пункту 6 статьи 7 Закона, организации должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию государственных органов, которым такое право требования предоставлено в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
При этом электронная копия документа, согласно подпункту 7) статьи 1 Закона РК Об электронном документе и электронной цифровой подписи, - это документ, полностью воспроизводящий вид и информацию (данные) подлинного документа в электронно-цифровой форме.
Организации, использующие электронные подписи, согласно пункту 2 статьи 10 Закона, должны установить надлежащие меры предосторожности и контроля, касающиеся права использования и доступа к электронным подписям, в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
Таким образом, к бухгалтерскому учету принимаются первичные документы на электронных носителях, составленные и заверенные в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан.
Согласно ст. 204 НК РК налоговые формы составляются, подписываются, заверяются (печатью в установленных законодательством Республики Казахстан случаях либо электронной цифровой подписью) налогоплательщиком (налоговым агентом) либо его представителем на бумажном и (или) электронном носителях на казахском и (или) русском языках.
П. 6 ст. 7 Закона РК О бухгалтерском учете и финансовой отчетности определено право субъекта оформлять первичные документы как на бумажном носителе, так и в электронной форме.
При этом данный пункт говорит, что если заинтересованные лица (учредители, руководство, внешние пользователи информации, в том числе госорганы) потребуют предоставить электронные документы на бумаге, то в этом случае их нужно будет распечатать.
При этом согласно ст. 7 Закона РК Об электронном документе и электронной цифровой подписи электронный документ может быть создан, передан, сохранен и подан электронными средствами.
Электронный документ, соответствующий требованиям настоящего Закона, равнозначен документу на бумажном носителе.
Главный специалист Военного суда Акмолинского гарнизона Кенжегара Б.Р.
