Организация архива районного суда
Организация и порядок хранения судебных дел, документации и передачи их в архив, осуществляется в соответствии с Правилами о порядке формирования, отбора,учета, временного хранения ипередачи напостоянное хранение в государственныеархивные учреждения документов Верховного Суда Республики Казахстан,местных и других судов,Департамента по обеспечениюдеятельности судов при Верховном СудеРеспублики Казахстан и ГУ Канцелярий судов Республики Казахстан, утвержденной распоряжением Председателя Верховного Суда Республики Казахстан № 217 от 21 июня 2012 года, Типовым положением об архиве судов, утвержденного распоряжением Председателя Верховного Суда Республики Казахстан от 2 августа 2005 года № 140, за исключением электронных документов находящихся в базе ЕАИАС.
Судебные дела, материалы и другие документы в архиве хранятся по годам.
Учет, выдача и высылка дел, находящихся в архиве суда, производится в соответствии с действующими Инструкциями.
Наряды сдаются в архив суда по описи.Опись подписывается специалистом соответствующего отдела и архивариусом. На обложках нарядов, сдаваемых в архив суда, а также на учетно-статистических карточках или в регистрационных журналах проставляется архивный номер, по которому дело по описи сдано в архив суда, и номер самой описи.
Дела выдаются для ознакомления с ними в помещении суда только с разрешения председателя суда после подачи письменного заявления и по предъявлении следующих документов:
- по предъявлении удостоверения личности, представителям и другим лицам, участвующим в деле, по гражданским делам;
- при предъявлении ордера, выданного юридической консультацией и служебного удостоверения адвокатам, выступающим по делам в суде первой,апелляционной и кассационных инстанциях, а также адвокатам по делам, законченным производством;
- при предъявлении доверенности на участие в деле и документа, удостоверяющего личность их представителям.
Дела высылаются почтой или рассылаются через курьера по распоряжению председателя суда на основании письменного требования вышестоящих судов и органов, которым законом предоставлено право обистребовании дела.Требования о высылке дела, копия решения и копия сопроводительного письма, по которому дело было направлено, хранятся в контрольной папке до возвращения дела.При этом копии требований о высылке дел и сопроводительных писем хранятся в отдельно заведенном контрольном наряде направленных дел и материалов, предусмотренных номенклатурой дел суда.В случае невозвращения в суд свыше 1 месяца истребованных по запросу дел, архивариусом направляются соответствующие напоминания, данные дела берутся на контроль председателем суда и принимаются все меры по их своевременному возвращению.После возвращения дела в суд документы (требование о высылке дела, копия сопроводительного письма) изымаются из контрольной папки и подшиваются в материалы дела вместе с письмом о возвращении дела по минованию надобности.
Отдельные документы из дел, удостоверенные копиями этих документов и письменные справки по делам выдаются специалистами-секретарями и архивариусом сторонам по гражданскому делу и их представителям по письменному заявлению с разрешения председателя суда, и судьи, в производстве которого находилось данное дело.Подлинные документы, имеющиеся в гражданском деле, по просьбе лиц, представивших эти документы, могут быть им возвращены после вступления решения в законную силу. В деле остаются копии этих документов, заверенные судьей.
Выдаваемые судом копии решений и определений по гражданским делам, в том числе определений и постановлений, вынесенных вышестоящим судом, должны быть удостоверены и скреплены гербовой печатью. В тех случаях, когда решение, определение были изменены вышестоящим судом, об этом делается отметка в выдаваемой копии.
В целях исключения фактов фальсификации судебных актов, носящих правоустанавливающий характер, устанавливается следующий порядок выдачи судебных актов суда:
копии судебных актов судов заверяются подписью судьи, рассматривавшего дело, а при его отсутствии председателем суда;
копии судебных актов и справки должны быть заверены печатью суда, с обязательным указанием даты выдачи судебного акта. Печать суда должна быть хорошо читаема, и захватывать часть наименования должности, не закрывая подписи судьи.не допускается заверение печатью ксерокопии подписи судьи;
судебный акт, состоящий из нескольких печатных листов, должно быть прошит, пронумерован и заверен подписью судьи и печатью суда;
на копиях судебных актов судов, не вступивших в законную силу, должна быть отметка «в законную силу не вступило». Данная запись должна быть заверена подписью судьи, выносившего судебный акт и печатью суда с указанием даты выдачи;
на копиях актов, вступивших в законную силу, на обороте последнего листа следует сделать отметку: «вступило в законную силу» с указанием даты.
Лицам, не являющимся участниками судебного разбирательства, копии судебных решений выдаются (высылаются) с письменного разрешения (резолюции) председателя суда, и лишь после оплаты государственной пошлины. Такое же требование относится и к участникам процесса в случаях повторной выдачи им копии судебного акта.Эти заявления с ответом подшиваются в отдельном наряде.
Копия судебного акта должна быть выдана под расписку, составленную лицом, получающим данную копию. В случае высылки копии
документа по почте об этом делается отметка в справочном листе.
Лицо, получившее подлинный документ из дела, расписывается в получении этого документа на копии, оставленной в деле.
Судьям,работникам канцелярии суда, специалистам,и прокурорам по их требованиям дела и материалы выдаются с письменного разрешения (резолюции) председателя суда, о чем архивариус или же специалист делается отметка в специальном журнале.
Главный специалист
Алматинского районного суда
Уакбаева А.С.
